Czym jest e-faktura?
E-faktura to nie tylko zwykły plik PDF wysłany e-mailem. Musi być wystawiona w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który może być automatycznie przetwarzany przez systemy księgowe. W Niemczech standardem są przede wszystkim formaty XRechnung oraz ZUGFeRD.
Od kiedy obowiązują nowe przepisy?
Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorstwa w Niemczech muszą być zasadniczo przygotowane do odbierania e-faktur. Obowiązek wystawiania e-faktur będzie następnie wprowadzany etapami:
- od 2025 roku: obowiązek odbierania e-faktur
- od 2027 roku: większe firmy będą zobowiązane do wystawiania e-faktur
- od 2028 roku: obowiązek obejmie niemal wszystkie firmy działające w sektorze B2B
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim firm świadczących usługi lub sprzedających towary innym przedsiębiorstwom na terenie Niemiec. W przypadku klientów prywatnych obowiązują obecnie inne zasady.
Na co firmy powinny zwrócić uwagę?
- sprawdzenie, czy używane oprogramowanie księgowe obsługuje e-faktury
- dostosowanie wewnętrznych procesów
- przestrzeganie obowiązków archiwizacji dokumentów
- poprawne i kompletne wystawianie faktur
- uwzględnienie ochrony danych oraz bezpieczeństwa informacji
Jakie są zalety e-faktury?
- szybsze przetwarzanie dokumentów
- mniejsze zużycie papieru
- mniejsza liczba błędów
- bardziej efektywna księgowość
- łatwiejsza archiwizacja
Im wcześniej firma dostosuje się do nowych przepisów, tym łatwiej uniknie stresu i problemów z niemieckim urzędem skarbowym (Finanzamt).