Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF-Datei per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland gelten insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD als Standard.
Ab wann gelten die neuen Regelungen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird anschließend stufenweise eingeführt:
- ab 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
- ab 2027: größere Unternehmen müssen E-Rechnungen verpflichtend ausstellen
- ab 2028: Pflicht für nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich
Wer ist betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands erbringen. Für Privatkunden gelten derzeit andere Regelungen.
Was müssen Unternehmen beachten?
- Prüfung, ob die vorhandene Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt
- Anpassung interner Prozesse
- Archivierungspflichten weiterhin beachten
- Rechnungen müssen vollständig und korrekt erstellt werden
- Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigen
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
- schnellere Verarbeitung
- weniger Papieraufwand
- geringere Fehlerquote
- effizientere Buchhaltung
- einfachere Archivierung
Wer rechtzeitig handelt, vermeidet später Stress und mögliche Probleme mit dem Finanzamt. Gerade kleinere Betriebe profitieren davon, ihre Buchhaltung jetzt schrittweise umzustellen.